ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs 196/2003
Teleinformazione Scientifica è un progetto a capo di Docunque SRL che è il titolare dei dati raccolti e che li utilizzerà per finalità di promozione commerciale.
Per Docunque è di fondamentale importanza effettuare e garantire una gestione responsabile dei dati raccolti. L’accesso e l’uso dei dati attraverso la piattaforma è fatta in accordo alle disposizioni di legge europee (Regolamento Generale della Protezione dei Dati – GDPR) e italiane. Il presente documento spiega con quale scopo Docunque acquisisce e processa dati personali.
L’informativa che segue è redatta, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“Regolamento”), da Docunque S.R.L. (“Docunque SRL”), in relazione ai dati personali degli utenti raccolti in occasione dell’accesso e/o della registrazione al sito ilmio.docunque.it (“Portale Medico”) e/o della effettuazione una richiesta di servizi di assistenza e customer care del Portale (cumulativamente, i “Servizi del Portale”). Inoltre è resa con riferimento anche al sito iltuo.docunque.it (“Portale Assistito”) e pharma.docunque.it (“Portale Azienda”) attraverso cui Docunque opera, con le medesime modalità, per offrire il suo servizio. L’insieme di tali suites di portali e servizi è chiamata “Piattaforma” o “Docunque” ed è accessibile previa accettazione del contratto di servizio (“Contratto”).
Premessa: Il ruolo Docunque rispetto ai dati personali
Docunque SRL opera sulla Piattaforma di cui è titolare, come erogatore del servizio.
La Piattaforma consente la gestione dei dati sanitari medici al fine di fornire un servizio gestionale moderno e innovativo. La Piattaforma è fornita ai medici, nella propria versione base, in modo gratuito previa accettazione delle condizioni contratto.
Docunque si integra con con i servizi del Sistema Sanitario Nazionale (ad esempio per l’invio di prescrizioni dematerializzate), i servizi INPS e i Servizi Regionali (in breve, “Sanità Digitale”) introdotti per rendere più efficiente e di qualità le prestazioni del Servizio Sanitario Nazionale. Docunque offre informazioni su farmaci e prestazioni e facilita il lavoro di equipe. La Piattaforma offre anche un servizio di informazione scientifica digitale e di comunicazione verso medici e assistiti.
I dati personali dell’utente sono quindi trattati da Docunque SRL e, nel caso di utilizzo di servizi di Sanità Digitale sono comunicati a terzi (Servizio Sanitario Nazionale, Regioni, INPS) che si configurano come titolari autonomi del trattamento.
L’utente è responsabile dei dati inseriti nel sistema. Qualora tali dati si riferissero a persone terze, l’utente dichiara di essere in possesso di autorizzazione per il loro inserimento e che tale autorizzazione include le clausole descritte nel presente documento.
Tutte le finalità dei trattamenti dei dati personali sono riportate in questo documento.
Titolarità del trattamento dei dati
Il titolare del Trattamento dei dati è:
Titolare dei Dati
Docunque srl
Via Giacomo Matteotti 51
00046 Frascati (Italia)
P: privacy@docunque.it
Nel caso di utilizzo dei servizi di Sanità Digitale, i titolari dei dati, limitatamente ai dati comunicati per l’erogazione di tali servizi, sono i rispettivi fornitori quali Servizio Sanitario Nazionale, INPS, Regioni.
Finalità del trattamento dei dati
Trattamento dei dati per la fornitura del servizio
I dati personali inseriti dall’utente sono utilizzati allo scopo di:
Consentire la registrazione presso la Piattaforma, la personalizzazione e la gestione di informazioni riguardanti assistiti e medico.
Consentire la fornitura del servizio di Cartella Clinica Elettronica erogata da Docunque, la gestione delle operazioni mediche su tali dati e il corretto processamento e memorizzazione delle informazioni ivi contenute con finalità sanitarie e gestionali
Consentire l’interfacciamento con i servizi di Sanità Digitale
La base giuridica per questo trattamento è l’adempimento del contratto o, a seconda dei casi, l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b) del Regolamento).
Per questa finalità, Docunque SRL tratterà i dati dell’utente per il tempo strettamente necessario allo svolgimento delle singole attività di trattamento (es: i dati di registrazione saranno trattati sino alla chiusura dell’account, tenuto conto dei tempi tecnici necessari alla stessa; i dati relativi ad assistiti saranno trattenuti sino alla loro cancellazione da parte del medico titolare o su esplicita richiesta degli interessati), fermo restando che, scaduto tale termine, Docunque SRL potrà conservare i dati per le finalità e per i periodi massimi di conservazione di cui alle sezioni successive della presente informativa e/o, comunque, nei casi stabiliti dal Regolamento e/o dalla legge.
Trattamento dei dati per l’assistenza tecnica/customer care
Docunque SRL tratterà i dati degli utenti per attività generica di assistenza e di customer care e quindi per dare riscontro alle richieste di informazioni provenienti dagli utenti ovvero per rispondere a reclami, segnalazioni, contestazioni.
La base giuridica di questo trattamento è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b, ultimo capoverso, del Regolamento) o, a seconda dei casi, il legittimo interesse di Docunque SRL (art. 6.1.f) del Regolamento).
L’utente ha, in ogni caso, il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione personale, al trattamento dei dati personali che lo riguardano per la finalità in oggetto (i.e. assistenza e customer care).
Per esercitare tale diritto, l’utente può contattare Docunque SRL ai seguenti recapiti: privacy@docunque.it.
Trattamento dei dati per marketing generico
Previo consenso espresso dell’utente, Docunque SRL tratterà i dati personali dell’utente per l’invio di comunicazioni informative e promozionali riferite a prodotti e/o servizi propri e/o di terzi nonché per fini di vendita diretta e per lo svolgimento di ricerche di mercato, tramite e-mail e/o tramite il servizio postale.
La base giuridica di questo trattamento è il consenso espresso dell’utente (art. 6.1.a) del Regolamento).
L’utente potrà revocare in ogni momento il consenso prestato e/o opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei suoi dati per finalità di marketing:
contattando Docunque SRL ai seguenti recapiti: privacy@docunque.it
Il conferimento dei dati per la finalità di marketing generico è una condizione necessaria all’adempimento del contratto.
Per la finalità di marketing generico, Docunque tratterà i dati dell’utente sino alla revoca del consenso e/o all’esercizio del diritto di opposizione, alla cancellazione dell’account e, in ogni caso, non oltre sei anni dalla raccolta dei dati, riservandosi la facoltà, prima della scadenza di tale termine, di chiedere all’utente il rinnovo del consenso e/o l’aggiornamento dei dati.
Trattamento dei dati per prevenzione all’uso improprio del servizio, compreso il monitoraggio
Docunque SRL tratterà i dati personali degli utenti al fine di prevenire l’uso improprio dei suoi servizi e, in particolare, la presenza di utenti con falsa dichiarazione di titoli di studio (es. finti medici) e l’utilizzo della Piattaforma da terzi con fini pubblicitari non autorizzati.
Tale attività avviene attraverso un sistema di monitoraggio basato sull’intervento umano ma che può far uso di sistemi semi-automatici.
Costituisce legittimo interesse di Docunque SRL svolgere un’attività, anche di monitoraggio, a fini di prevenzione dell’uso improprio dei propri servizi. Tale legittimo interesse di Docunque SRL coincide, inoltre, con il legittimo interesse degli utenti della Piattaforma e, in genere, della collettività, che hanno, a loro volta, un interesse legittimo a conoscere quando si stanno rivolgendo a un medico; si può ritenere, quindi, che gli utenti, nell’ambito della relazione con Docunque SRL, ragionevolmente si aspettino che i loro dati siano trattati anche per finalità di prevenzione dell’uso improprio dei Servizi della Piattaforma, a loro stessa tutela e garanzia e che conseguentemente il legittimo interesse di Docunque SRL possa ritenersi prevalente sugli interessi, i diritti e le libertà dell’interessato.
La base giuridica di questo trattamento è il legittimo interesse di Docunque SRL (art. 6.1.f) del Regolamento).
L’utente ha, in ogni caso, il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione personale, al trattamento dei dati personali che lo riguardano per la finalità in oggetto (i.e. prevenzione delle frodi).
Per esercitare tale diritto, l’utente può contattare Docunque SRL ai seguenti recapiti: privacy@docunque.it
La decisione basata produce effetti giuridici che riguardano l’interessato (i.e. la risoluzione del contratto di acquisto) ed è consentita dalla causa di esenzione di cui all’art. 22.2.a) del GDPR, in quanto necessaria all’esecuzione del contratto tra il titolare del trattamento e l’interessato e/o comunque connessa a tale contratto e alla sua validità ed efficacia. L’utente ha quindi il diritto, in qualsiasi momento, di:
ottenere spiegazioni da parte di Docunque SRL;
esprimere la propria opinione;
contestare la decisione presa da Docunque SRL.
Per esercitare tali diritti, l’utente può contattare Docunque SRL ai seguenti recapiti: privacy@docunque.it
Trattamento dei dati per profilazione ai fini di marketing
Previo consenso esplicito dell’utente, Docunque SRL tratterà i dati personali degli utenti, in modo automatizzato, per:
monitorare e tracciare il comportamento degli utenti sulla Piattaforma, raccogliendo e registrando i dati relativi alla navigazione (es: pagine visitate, funzionalità utilizzate, dispositivo di accesso) e i dati di utilizzo (es: prescrizione di farmaci, numero di assistiti, interazioni con assistiti, certificati medici);
analizzare ed elaborare tali dati, unitamente ad altre informazioni afferenti agli utenti (quali, a titolo esemplificativo, genere, stato dell’ordine, CAP, data di nascita, indirizzo IP), al fine di individuare correlazioni tra i comportamenti degli utenti e inserire gli stessi in vari “cluster” ovvero insiemi di tipologie di clienti che possono avere caratteristiche comuni;
inviare, tramite e-mail o tramite posta, e/o far visualizzare sul Sito agli utenti comunicazioni personalizzate ossia abbinate al cluster in cui l’utente è stato inserito e, quindi, di suo presunto specifico interesse;
ricevere, previo consenso, comunicazioni telefoniche riguardanti informazione scientifica su farmaci o a fini commerciali.
Tutte le fasi del trattamento, compresa la decisione finale circa la comunicazione promozionale da inviare o far visualizzare all’utente in base al o ai cluster di appartenenza, avvengono in modo completamente automatizzato, senza alcun intervento umano, sulla base di un algoritmo i cui parametri sono stati precedentemente impostati da Docunque SRL.
La decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione produce effetti giuridici che riguardano l’interessato (i.e. la limitazione della sua libertà di scelta) ed è consentita dalla causa di esenzione di cui all’art. 22.2.a) del GDPR, in quanto necessaria all’esecuzione del contratto tra il titolare del trattamento e l’interessato e/o comunque connessa a tale contratto e alla sua validità ed efficacia.
L’utente ha quindi il diritto, in qualsiasi momento, di:
ottenere l’intervento umano da parte di Docunque SRL;
esprimere la propria opinione;
contestare la decisione presa da Docunque SRL (es: l’inserimento in un dato cluster).
Per esercitare tale diritto, l’utente può contattare Docunque SRL ai seguenti recapiti: privacy@docunque.it
La base giuridica di questo trattamento è il consenso esplicito dell’interessato (art. 21.1.c) del Regolamento).
L’utente può revocare in ogni momento il consenso prestato e/o opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei suoi dati per finalità di profilazione a fini di marketing: contattando Docunque SRL attraverso l’indirizzo privacy@docunque.it
Per la finalità di profilazione a fini di marketing, Docunque SRL tratterà i dati dell’utente sino alla revoca del consenso e/o all’esercizio del diritto di opposizione e, in ogni caso, non oltre sei mesi dalla raccolta.
Il conferimento dei dati per la finalità di profilazione a fini di marketing è condizione necessaria all’adempimento del contratto; è necessario cioè al fine della fruizione gratuita del prodotto.
Il consenso all’utilizzo dei dati con finalità di marketing via mezzo telefonico/email è invece facoltativo: non esiste cioè a carico dell’utente un obbligo legale o contrattuale di fornire tali dati per tale finalità e/o di prestare il consenso al trattamento dei suoi dati per tale finalità.
Trattamento dei dati per consentire all’utente l’esercizio di diritti
Docunque SRL tratterà i dati degli utenti al fine di ricevere e dare riscontro alle richieste di esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali previsti dal Regolamento e svolgere tutte le attività conseguenti.
La base giuridica di questo trattamento è l’adempimento di obblighi di legge, art. 6.1.c del Regolamento.
Trattamento dei dati per fini statistici e di ricerca scientifica
I dati forniti dall’utente potranno essere utilizzati per la ricerca scientifica (es. ricerca clinica su alcune patologie, ricerca su farmaco) o per fini statistici. I dati potranno essere quindi essere ceduti a terzi (es. Università, centri di ricerca) in forma anonima.
La base giuridica di questo trattamento è nell’articolo 26 del Regolamento che esclude i dati anonimizzati da tale regolamentazione.
Diritti dell’interessato
Diritto di opposizione
L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuati per le finalità di cui alle sezioni della presente informativa e aventi come base giuridica il legittimo interesse del titolare del trattamento.
Nel caso in cui i dati siano trattati per finalità di marketing diretto l’interessato ha inoltre il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano ed utilizzati per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.
L’interessato può esercitare il diritto di opposizione nei confronti del titolare del trattamento contattando Docunque SRL ai seguenti recapiti: privacy@docunque.it.
Diritto di accesso
L’interessato ha diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni di seguito indicate. L’interessato può esercitare il diritto di accesso contattando Docunque SRL ai seguenti recapiti: privacy@docunque.it.
Diritto di rettifica
L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
L’interessato può esercitare il diritto di rettifica contattando Docunque SRL ai seguenti recapiti: privacy@docunque.it. Nel caso in cui la Piattaforma lo permetta, l’interessato può anche provvedere personalmente alla rettifica dei dati che lo riguardano mediante gli appositi moduli elettronici presenti (es. pagina profilo, pagine assistiti).
Diritto di cancellazione
L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali. L’interessato può esercitare il diritto di cancellazione contattando Docunque SRL ai seguenti recapiti: privacy@docunque.it
Diritto di limitazione di trattamento
L’interessato ha diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:
l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali per il periodo di tempo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
l’interessato si è opposto al trattamento nelle ipotesi di trattamento basato sul legittimo interesse del titolare del trattamento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.
L’interessato può esercitare il diritto di limitazione contattando Docunque SRL ai seguenti recapiti: privacy@docunque.it
Diritto alla portabilità dei dati
L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti, qualora:
il trattamento si basi sul consenso dell’interessato o su un contratto;
il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.
L’interessato può esercitare il diritto alla portabilità :
contattando Docunque SRL ai seguenti recapiti: privacy@docunque.it;
qualora possibile in via autonoma utilizzando le funzionalità di esportazione dei dati presenti sulla Piattaforma
Tempi e modalità di risposta in caso di esercizio dei diritti dell’interessato
Il titolare del trattamento fornisce all’interessato le informazioni circa le azioni intraprese in relazione a una richiesta di esercizio dei diritti riconosciuti dagli art. da 15 a 22 del Regolamento (i.e. diritto di accesso, diritto di rettifica, diritto di cancellazione, diritto di limitazione del trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione) e di cui alle sezioni della presente informativa (“Diritti dell’Interessato”), senza ingiustificato ritardo e, comunque, entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. Il titolare del trattamento informa l’interessato di tale proroga, e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta. Se l’interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, le informazioni sono fornite, ove possibile, con mezzi elettronici, salvo diversa indicazione dell’interessato.
Diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l’interessato che ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il Regolamento ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo in cui si è verificata la presunta violazione. L’autorità di controllo a cui è stato proposto il reclamo informa il reclamante dello stato o dell’esito del reclamo, compresa la possibilità di un ricorso giurisdizionale.